Organizando eventos de forma profissional - Parte 2

Na primeira parte deste assunto (parte 1) discutimos sobre as semelhanças entre a organização de eventos e a gestão de projetos. Definimos o que é um projeto e no que ele assemelha-se a um evento.

Neste post quero me dedicar um pouco ao tema "Organização de eventos de forma profissional". Não quero dizer que outras formas diferentes não são profissionais ou que não alcancem bons resultados. Por profissional quero chamar atenção para uma abordagem controlada e acompanhada. Se você já faz algo parecido, maravilha. Se não faz, é provável que consiga encontrar ainda melhores resultados utilizando as técnicas mostradas.

Alguns temas são muito importantes na gestão de projetos, por conseguinte, na organização de eventos. Três desses temas são considerados restrições importantíssimas para qualquer projeto, e que farão parte do início do nosso estudo. São eles: escopo, prazo e custos. Algumas outras restrições são muito importantes, mas chegaremos nelas um pouco mais a frente. Por enquanto consideremos escopo, prazo e custo como as 3 principais restrições de um projeto. Por restrições podemos entender que a variação em uma destas variáveis, automaticamente afetará pelo menos uma outra. Mudanças no prazo de entrega do projeto afetará o custo, por exemplo, e assim por diante.

Definição e Ferramentas

O ESCOPO é uma das restrições de projetos comentadas anteriormente. Não se pode dizer em quanto tempo construo uma parede e quanto custará a parede se eu não sei, no mínimo, quais as medidas dessa parede.  Perceba que este é um exemplo trivial, mas que demonstra de forma didática o conceito de escopo, que entende-se como sendo a visão do projeto que define os limites ou dimensões onde os recursos serão utilizados. Uma boa definição de escopo torna possível uma boa avaliação de custos e prazos. Durante a definição do escopo devemos responder perguntas como: "o que é o projeto?", "o que deve ser feito?", "quais os requisitos, quais as características deste projeto?". 

No jargão dos eventos, podemos tratar questões como: "para quem é esse evento?", "qual o público-alvo do meu evento?", "quantas pessoas previstas para o meu evento?", "quais os objetivos a serem alcançados neste evento?", "o que será servido neste evento?". Enfim, inúmeras perguntas podem ser utilizadas para ajudar na definição do escopo do seu evento.

Trazendo para o mundo da gestão de projetos, algumas ferramentas e técnicas que são bastante conhecidas e utilizadas pelos profissionais da área. Dentre elas destaco o que chamamos de Estrutura Analítica do Projeto (EAP). A EAP mostra de forma estruturada o projeto, no caso o evento, em vários níveis. A EAP inicia com informações macro sobre o evento e que irão sendo "quebradas" em informações mais detalhadas, em uma estratégia "bottom-up" como é conhecida, ou seja, "de cima para baixo", "do mais genérico para o mais específico", como queira.

Ao lado mostramos um exemplo, bem simplificado, de uma possível EAP de um evento. Começamos de níveis mais macro, como falado, no caso Estrutura, Pessoas e Publicidade, e a partir desse nível iniciamos o detalhamento do que estará envolvido no evento. A EAP pode conter quantos níveis forem necessários para demonstrar o que deve ser feito no projeto, não existe exatamente uma regra para isso, mas o equilíbrio entre muito detalhada e muito genérica fica como dica. A medida que cada item for sendo concluído, os itens superiores são finalizados, até chegar no objetivo, nesse caso, o evento "Congresso de Cardiologia".

Concluindo, entendemos o que é uma EAP, qual o seu conceito, objetivo e qual o formato. Existem várias ferramentas que ajudam na elaboração de EAPs. Eu, particularmente, gosto muito do Freemind por sua facilidade de instalação e uso, além de ser uma ferramenta gratuita e com documentação para utilização muito boa. Fica a sugestão. Em outros posts poderemos tratar do Freemind especificamente, se assim for do interesse dos leitores.

Conclusão

Lembre-se, quando falamos de escopo estamos interessados em definir O QUÊ será feito, principalmente. Outras perguntas podem ser feitas para contribuir nesta definição, mas saber o tamanho da parede (5m x 3m), quais as características da parede, como acabamento, cor, espessura, etc., são o foco de atenção para o momento. COMO será feita essa parede, quais as técnicas e instrumentos que serão utilizados, QUANTAS e QUAIS pessoas realizarão o trabalho, essas são questões para os próximos temas a seguir.

Perceba que o escopo do seu evento está diretamente ligado as demais restrições, custo e prazo, comentadas acima. Quanto maior o escopo, possivelmente maior o prazo e maior o custo. Na realidade, outras restrições estão envolvidas, mas entraremos nestes detalhes mais a frente.

Perceba também que quanto melhor e mais detalhado estiver a definição do escopo, mais informações teremos para estimar prazo e custo do nosso evento.

Ficamos por aqui, no próximo post continuamos e o assunto será PRAZO.

Até lá...

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