Marketing de eventos - erros mais comuns

Os eventos são fortes aliados para atrair público e dar visibilidade para uma marca ou produto. Podem ser realizados de forma grandiosa ou simplificada, a depender dos objetivos a serem alcançados e disponibilidade de recursos, mas nada pior do que descobrir ao final do evento que ele trouxe publicidade negativa para o sucesso que você imaginava obter. Dentro deste contexto, seguem alguns erros comuns realizados no planejamento e execução de um evento.

1. Dar ao público o que ele precisa, não o que você quer

Não adianta montar um evento ao redor de um assunto onde você é expert, tem muita experiência, mas o público em geral não está interessado. É fácil cair neste tipo de cilada.

2. Não planejar o evento em suas várias perspectivas

Todo o evento possui perspectivas distintas na sua produção e execução. O tema do evento deve ser de interesse do público, o evento necessita ter um conteúdo diferenciado, com palestrantes que possuam experiência nos assuntos abordados. Contudo, não esqueça que seu evento serve a um determinado propósito, não apenas discutir o tema-chave, mas fazer a divulgação de uma marca, criar uma proximidade com seu público-alvo, gerar "buzz" no mercado e assim por diante. Então seu evento precisa ser planejado em suas várias vertentes, para que ele não fique extremamente interessante de um lado e do outro ser um completo fiasco.

3. Networking fraco

Quanto maior seu networking com possíveis interessados no seu evento, maiores são as chances de sucesso do seu evento. Ter uma pequena base de informações de contatos já é um bom começo para o fracasso do seu evento. Seja realista! Trabalhe com taxas de conversão que giram em torno de 5 a 15% do total de pessoas convidadas, ou seja, considere que dentre o conjunto total de pessoas diretamente convidada, apenas 5 ou 15% delas comparecerão ao seu evento. Logo, se essa faixa não atende os objetivos do seu evento, procure melhorar inicialmente seu networking.

4. Falta de informações pós-evento

Tenha sempre um conjunto de informações para alimentar os participantes do evento e até os que não compareceram, mas demonstraram interesse no seu produto. É muito importante manter esse vínculo após a realização do evento, no intuito de manter seu produto na mente dos seus possíveis clientes. Não esqueça que, o maior campo de batalha do marketing é o desejo e a mente das pessoas. Dominados estes "terrenos" a batalha está no caminho da vitória certa.

Espero que as dicas acima ajudem você na organização dos eventos. Até o próximo post.

O guroo é uma vitrine online para divulgação de eventos
e uma ferramenta de marketing social que integra pessoas, empresas e eventos em um mesmo contexto.
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Internet, mídias sociais e eventos

As mídias sociais já são um sucesso em todos os setores, isso não é mais novidade. Toda informação é potencializada quando disponível na internet, e esse potencial (alcance) pode ser utilizado para divulgação de qualquer evento, independente do seu porte. No entanto, o alcance dado pela internet e pelas mídias sociais vem com uma responsabilidade muito grande. Uma campanha voltada para estas plataformas pode trazer resultados excelentes para as empresas, como pode ser o começo do fim, e o limiar entre ambas as situações está no entendimento de que nas mídias sociais estamos falando diretamente com pessoas. 

É verdade que os investimentos em marketing digital aumentam a cada dia, segundo mostram estudos sobre o assunto. O preço reduzido, a visibilidade e mensuração dos resultados das campanhas agradam mais os produtores de eventos do que formas convencionais de marketing, onde os resultados quase sempre são de difícil mensuração e acompanhamento. Além disso, as plataformas digitais trazem uma outra grande vantagem - proximidade ao público-alvo, e com isso os produtores ou organizadores de eventos necessitam estar preparados para responder perguntas, receber e tratar reclamações, interagir com as pessoas que farão do seu evento um sucesso. Quem gosta de eventos necessita estar bem informado. As pessoas querem saber o que está acontecendo de novidade em suas cidades, o que seus amigos estão frequentando, quais os eventos mais interessantes e mais comentados em um determinado período de tempo, onde posso comprar ingressos e outros possíveis produtos relacionados ao evento, interagir com outros interessados no mesmo tipo de eventos, possivelmente criando pequenas comunidades ao redor do evento desejado, e assim por diante. No final das contas, se muitas pessoas estão falando sobre o seu evento, é importante ter canais de divulgação destas informações e estar preparado para retornos (positivos ou negativos) do seu público.

Comportamento dos usuários

Algumas estatísticas e dados sobre o comportamento de usuários nas midias sociais trazem algumas questões interessantes a serem comentadas. Alguns estudos, por exemplo, mostram que existe um padrão no consumo dos links postados nas redes sociais que segue um decaimento exponencial após alcançado o pico de acessos. Esses dados mostram que, em média, um link postado no twitter ou no facebook em, aproximadamente, 3 a 4 horas já tem recebido a maioria dos seus acessos.

Essa informação é muito importante para o planejamento da divulgação do evento nestas redes sociais, e pode definir como os produtores de eventos divulgam informações para o seu público. Plataformas ou mídias sociais específicas para eventos têm mostrado ótimos resultados neste segmento por centralizar as vantagens de cada um dos meios de divulgação digital existentes em uma só ferramenta, minimizando os custos com esse aspecto do evento.

Eis mais algumas informações que podem derrubar alguns conceitos existentes. Propaganda direta em redes sociais não dá resultado e incomoda aproximadamente 80% do público destas redes. A maior parte dos jovens costumam pesquisar em suas redes de contatos opiniões sobre produtos a serem consumidos, indicações, etc., mudando consideravelmente o comportamento de consumo conhecido até então.

Para nosso estudo de caso, eventos apenas divulgados sem maiores informações, ou promotores que não possuem um contato interessante com seu público, possivelmente terá grandes dificuldades em seus formatos de marketing. Mas, se este é  o caso, algumas dicas para amenizar o efeito negativo da propaganda pode ser a utilização de algumas promoções ou formatos mais interativos como jogos, etc., para cativar a atenção do seu usuário.

Organizando eventos de forma profissional - Parte 3

Na segunda parte desta série de artigos tratamos do escopo do evento como sendo uma das principais restrições para organização do evento. O escopo define "O QUÊ?" será feito e estabelece os limites até onde os recursos alocados para o evento serão utilizados.

índice: parte 1, parte 2

Como mais uma das restrições importantes de eventos, por conseguinte de gestão de projetos, falaremos sobre o PRAZO ou tempo.

Assim como outros projetos, a organização de eventos compreende a utilização de esforço para obtenção de um resultado único, original, e que possui temporalidade definida. Uma vez definido o escopo do evento, criada a EAP (Estrutura Analítica do Projeto) do evento, é necessário distribuir ao longo do tempo cada atividade para cumprimento dos objetivos. Para mais informações sobre a EAP, vide artigo anterior. 

Definição e Ferramentas

A gestão do tempo/prazo é o conjunto de práticas utilizadas para garantir que o projeto/evento seja realizado dentro do tempo/prazo planejado. Durante os momentos de planejamento do tempo devemos responder perguntas como: "Qual o momento para que esta atividade seja realizada?", "Quando este recurso estará disponível para realizar essa tarefa?", etc. Eventos que são realizados sem planejamento normalmente possuem custos mais elevados e geram insatisfação nos clientes.

Um dos principais resultados do planejamento do tempo/prazo é a elaboração de um cronograma. Um cronograma possui:

• atividades a serem realizadas para que o projeto aconteça com sucesso;
• duração de cada atividade para que possa ser derivado o prazo total do projeto;
• responsáveis por cada atividade;
• precedências entre atividades.

Para elaboração de um cronograma é necessário o levantamento das atividades. Cada objetivo a ser alcançado e documentado na EAP é então detalhado em tarefas para se alcançarem tais objetivos. De posse dessa lista, é preciso então sequenciar as atividades. Neste momento estamos interessados em definir qual atividade vem primeiro, qual atividade vem em segundo e assim por diante, ou seja, a sequência lógica entre elas. Sequenciadas as atividades, podemos então definir a duração e os responsáveis. A duração pode ser dada em horas, dias ou meses, a depender de cada tarefa a ser realizada. O importante é ter um cronograma em um nível de detalhes suficiente para que as atividades possam ser acompanhadas. Vale, novamente, o equilíbrio. Um cronograma muito genérico, pode não mostrar antecipadamente o que deve ser realizado. Descobrir e ser surpreendido por algumas atividades que não foram planejadas e devem ser executadas em cima da hora não é interessante.

O modelo de cronograma acima apenas ilustra o que seria o resultado a ser alcançado. A partir da EAP criada e mostrada no artigo anterior, iniciamos o detalhamento em um formato de cronograma. Lembre-se que o intuito do cronograma mostrado acima é apenas didático. O cronograma do seu evento tende a ficar razoavelmente grande e você sentirá necessidade em utilizar uma ferramenta para ajudá-lo no controle e acompanhamento das atividades.

Existe um grande número de ferramentas para elaboração de cronogramas. Dentre as atividades destaque desse tipo de ferramenta encontram-se: 

• Cálculo automático das durações das atividades, a partir de suas subpartes;
• Readequação de datas de tarefas futuras a partir da alteração realizada em um ponto do cronograma.;
• Informação sobre o caminho-crítico do projeto. O caminho-crítico é o conjunto de atividades (sequenciais) que não podem sofrer atraso;
• Informações sobre os recursos e quão alocados estão no decorrer do tempo;
• Controle de progresso físico do projeto. Progresso físico é o quanto de atividades já foram concluídas em relação ao total.

Uma opção gratuita que pode ser utilizada é o OpenProj. Se você estiver interessado em uma solução paga e também bastante conhecida do público, você poderá utilizar o MS-Project, que é uma solução Microsoft. Ambas as ferramentas possuem as características comentadas anteriormente.

Conclusão

A gestão do tempo/prazo do evento é muito importante para o seu sucesso. A partir da criação de um cronograma é possível ter visibilidade de quando as tarefas devem ser executadas e por quem, transformando-se em um dos melhores instrumentos para o acompanhamento do progresso do projeto. A partir do detalhamento das atividades no cronograma, é possível obter uma estimativa mais precisa do tempo total do projeto, baseando-se nas somas das durações de cada tarefa e suas sub-tarefas.

Este detalhamento se torna um insumo fundamental para o gerenciamento de custos do evento, tema do nosso próximo artigo. 

Até lá...

Se você está interessado em eventos, conheça o guroo. 

Organizando eventos de forma profissional - Parte 2

Na primeira parte deste assunto (parte 1) discutimos sobre as semelhanças entre a organização de eventos e a gestão de projetos. Definimos o que é um projeto e no que ele assemelha-se a um evento.

Neste post quero me dedicar um pouco ao tema "Organização de eventos de forma profissional". Não quero dizer que outras formas diferentes não são profissionais ou que não alcancem bons resultados. Por profissional quero chamar atenção para uma abordagem controlada e acompanhada. Se você já faz algo parecido, maravilha. Se não faz, é provável que consiga encontrar ainda melhores resultados utilizando as técnicas mostradas.

Alguns temas são muito importantes na gestão de projetos, por conseguinte, na organização de eventos. Três desses temas são considerados restrições importantíssimas para qualquer projeto, e que farão parte do início do nosso estudo. São eles: escopo, prazo e custos. Algumas outras restrições são muito importantes, mas chegaremos nelas um pouco mais a frente. Por enquanto consideremos escopo, prazo e custo como as 3 principais restrições de um projeto. Por restrições podemos entender que a variação em uma destas variáveis, automaticamente afetará pelo menos uma outra. Mudanças no prazo de entrega do projeto afetará o custo, por exemplo, e assim por diante.

Definição e Ferramentas

O ESCOPO é uma das restrições de projetos comentadas anteriormente. Não se pode dizer em quanto tempo construo uma parede e quanto custará a parede se eu não sei, no mínimo, quais as medidas dessa parede.  Perceba que este é um exemplo trivial, mas que demonstra de forma didática o conceito de escopo, que entende-se como sendo a visão do projeto que define os limites ou dimensões onde os recursos serão utilizados. Uma boa definição de escopo torna possível uma boa avaliação de custos e prazos. Durante a definição do escopo devemos responder perguntas como: "o que é o projeto?", "o que deve ser feito?", "quais os requisitos, quais as características deste projeto?". 

No jargão dos eventos, podemos tratar questões como: "para quem é esse evento?", "qual o público-alvo do meu evento?", "quantas pessoas previstas para o meu evento?", "quais os objetivos a serem alcançados neste evento?", "o que será servido neste evento?". Enfim, inúmeras perguntas podem ser utilizadas para ajudar na definição do escopo do seu evento.

Trazendo para o mundo da gestão de projetos, algumas ferramentas e técnicas que são bastante conhecidas e utilizadas pelos profissionais da área. Dentre elas destaco o que chamamos de Estrutura Analítica do Projeto (EAP). A EAP mostra de forma estruturada o projeto, no caso o evento, em vários níveis. A EAP inicia com informações macro sobre o evento e que irão sendo "quebradas" em informações mais detalhadas, em uma estratégia "bottom-up" como é conhecida, ou seja, "de cima para baixo", "do mais genérico para o mais específico", como queira.

Ao lado mostramos um exemplo, bem simplificado, de uma possível EAP de um evento. Começamos de níveis mais macro, como falado, no caso Estrutura, Pessoas e Publicidade, e a partir desse nível iniciamos o detalhamento do que estará envolvido no evento. A EAP pode conter quantos níveis forem necessários para demonstrar o que deve ser feito no projeto, não existe exatamente uma regra para isso, mas o equilíbrio entre muito detalhada e muito genérica fica como dica. A medida que cada item for sendo concluído, os itens superiores são finalizados, até chegar no objetivo, nesse caso, o evento "Congresso de Cardiologia".

Concluindo, entendemos o que é uma EAP, qual o seu conceito, objetivo e qual o formato. Existem várias ferramentas que ajudam na elaboração de EAPs. Eu, particularmente, gosto muito do Freemind por sua facilidade de instalação e uso, além de ser uma ferramenta gratuita e com documentação para utilização muito boa. Fica a sugestão. Em outros posts poderemos tratar do Freemind especificamente, se assim for do interesse dos leitores.

Conclusão

Lembre-se, quando falamos de escopo estamos interessados em definir O QUÊ será feito, principalmente. Outras perguntas podem ser feitas para contribuir nesta definição, mas saber o tamanho da parede (5m x 3m), quais as características da parede, como acabamento, cor, espessura, etc., são o foco de atenção para o momento. COMO será feita essa parede, quais as técnicas e instrumentos que serão utilizados, QUANTAS e QUAIS pessoas realizarão o trabalho, essas são questões para os próximos temas a seguir.

Perceba que o escopo do seu evento está diretamente ligado as demais restrições, custo e prazo, comentadas acima. Quanto maior o escopo, possivelmente maior o prazo e maior o custo. Na realidade, outras restrições estão envolvidas, mas entraremos nestes detalhes mais a frente.

Perceba também que quanto melhor e mais detalhado estiver a definição do escopo, mais informações teremos para estimar prazo e custo do nosso evento.

Ficamos por aqui, no próximo post continuamos e o assunto será PRAZO.

Até lá...

Se você está interessado em eventos, conheça o guroo. 

Organizando eventos de forma profissional - Parte 1

A organização de eventos, dentro de todas as suas características, assemelha-se muito a um projeto. Aliás, assemelha-se não, a organização de um evento é um projeto. E como projeto existe uma quantidade vasta de material e estudos que tratam a gestão de projetos em detalhes. Nessa sequência de artigos, iremos discutir uma abordagem para organização de eventos baseada nas técnicas, ferramentas e processos das disciplinas de gestão de projetos atuais e de forma aplicada.

Antes de iniciarmos, vamos definir o que é um projeto. Entende-se por projeto a realização de um esforço temporário empreendido para alcançar um objetivo específico e único. Projetos são executados por pessoas e possuem algum tipo de restrição, limitação ou riscos envolvidos. Por possuírem tais características, a execução dos projetos deve ser planejada e controlada para que os melhores benefícios sejam tirados das restrições, limitações ou riscos citados.

Da definição passada acima, o que assemelha-se a um evento? Exatamente tudo! Um evento compreende a realização de um esforço temporário, ou seja, todo evento tem começo, meio e fim, e este esforço é realizado para alcançar objetivos específicos e únicos. Cada evento é uma história diferente, por mais que queiramos fazer com que um determinado tipo de evento seja elaborado de forma automática, mas cada evento é único, diferenciado, com suas limitações, restrições e riscos próprios. Por estes motivos a organização de eventos deve ser planejada e controlada.

Continuamos o estudo no próximo post.

Se você está interessado em eventos, conheça o guroo. 

Aumente o alcance da divulgação de seus eventos com o guroo

O guroo (http://www.guroo.com.br) é uma plataforma social que integra e relaciona pessoas e empresas dentro do contexto de eventos. É um espaço disponível para os promotores de eventos, bandas, grupos ou empresas que integra vários conceitos das redes sociais conhecidas atualmente, e fornece uma mídia de divulgação única onde cada evento torna-se uma comunidade para os usuários.

Qualquer pessoa pode criar seu perfil dentro da plataforma, e então dar visibilidade para os eventos que está promovendo, de forma gratuita. Após a publicação do evento, os usuários poderão comentá-lo, compartilhar em outras redes sociais, buscar mais informações, postar fotos do evento, postar vídeos sobre o evento, pegar bônus para o evento, comprar ingressos ou outro tipo de produto, entre outras.

Para quem está divulgando o evento, é uma plataforma muito interessante pois permite compartilhamento do evento em várias redes sociais a partir de um lugar, aumentando consideravelmente o alcance da divulgação, e permite um contato mais próximo com o público tanto pelo evento, quanto pelo perfil pessoal ou da sua empresa.

Muitas outras novidades estão por vir. O guroo está apenas entrando no ar, e já promete trazer novidades que ajudarão ainda mais às pessoas envolvidas com eventos.

Até a próxima.

Estudo de caso: grupos musicais, bandas, cantores, instrumentistas

O guroo é uma rede social de eventos que integra entretenimento, informação, relacionamentos e publicidade em um só lugar. É possível promover, nesta plataforma, ações de divulgação com grande engajamento dos usuários. Um caso diz respeito a grupos musicais, bandas, e similares.

Vamos considerar o caso da banda RokenRou (alguma similaridade é pura coincidência). A banda possui um site para divulgação do próprio trabalho e perfis em várias outras redes sociais como facebook, twitter, orkut e google+. Possivelmente, com um esforço razoável para manter cada uma dessas comunidades ativas, acaba por vezes que apenas uma delas está de fato atualizada, as demais tornam-se apenas representações do grupo para a comunidade virtual, e com isso perde-se alcance nas divulgações. Um outro problema existente é ser encontrado nestas redes. Pela imensa quantidade de informações disponíveis, por todos estarem falando, parar para ser ouvido normalmente não é muito simples, levando suas campanhas de divulgação a ser apenas mais uma no meio da multidão. O guroo vem para contribuir na solução destas questões.

A banda RokenRou criou então um perfil no guroo e deu visibilidade para o que ela está fazendo ou planejando, além de seus eventos. E o que isso tem de diferente? Tudo! Primeiramente, os eventos a partir de então tornam-se disponíveis para uma comunidade que é maior do que sua rede de contatos direta. Segundo, no guroo, as pessoas procuram algo que, neste caso, a banda consegue oferecer e então fecha-se um "relacionamento", o que é maravilhoso, porque a banda está interessada em ser ouvida e não apenas de estar falando. Suponha um exemplo, eu como usuário do guroo estou interessado em um evento de rock que aconteça em uma determinada cidade e em uma determinada data. Por indicações e relevância um evento da banda RokenRou foi encontrado e que me interessa. Vou me aprofundar um pouco mais no evento, e vou acabar descobrindo o perfil da banda onde poderei consumir músicas postadas por ela, descobrir mais informações sobre o grupo, acompanhar o que as pessoas estão falando sobre o evento ou sobre a banda, e por fim me decidir a participar do evento. Depois disso, possivelmente irei acompanhar o que a banda anda fazendo, interagir no evento que participei comentando sobre o que achei, postar algumas fotos, vídeos e fazer parte da comunidade da banda. Fechamos então o relacionamento citado anteriormente.

E diferentemente das redes sociais atuais, a linha de tempo não é sua inimiga. Não precisam existir preocupações do tipo "estou escrevendo na hora em que meus seguidores estão conectados".

De forma geral o guroo tende a gerar novos relacionamentos a partir de interesses dos usuários. Facilitamos você ser encontrado (ser ouvido), não só a publicação de informações (falar).

Até o próximo post, onde discutiremos mais alguns casos de uso do plataforma guroo.

Grande abraço!