Marketing de eventos - erros mais comuns

Os eventos são fortes aliados para atrair público e dar visibilidade para uma marca ou produto. Podem ser realizados de forma grandiosa ou simplificada, a depender dos objetivos a serem alcançados e disponibilidade de recursos, mas nada pior do que descobrir ao final do evento que ele trouxe publicidade negativa para o sucesso que você imaginava obter. Dentro deste contexto, seguem alguns erros comuns realizados no planejamento e execução de um evento.

1. Dar ao público o que ele precisa, não o que você quer

Não adianta montar um evento ao redor de um assunto onde você é expert, tem muita experiência, mas o público em geral não está interessado. É fácil cair neste tipo de cilada.

2. Não planejar o evento em suas várias perspectivas

Todo o evento possui perspectivas distintas na sua produção e execução. O tema do evento deve ser de interesse do público, o evento necessita ter um conteúdo diferenciado, com palestrantes que possuam experiência nos assuntos abordados. Contudo, não esqueça que seu evento serve a um determinado propósito, não apenas discutir o tema-chave, mas fazer a divulgação de uma marca, criar uma proximidade com seu público-alvo, gerar "buzz" no mercado e assim por diante. Então seu evento precisa ser planejado em suas várias vertentes, para que ele não fique extremamente interessante de um lado e do outro ser um completo fiasco.

3. Networking fraco

Quanto maior seu networking com possíveis interessados no seu evento, maiores são as chances de sucesso do seu evento. Ter uma pequena base de informações de contatos já é um bom começo para o fracasso do seu evento. Seja realista! Trabalhe com taxas de conversão que giram em torno de 5 a 15% do total de pessoas convidadas, ou seja, considere que dentre o conjunto total de pessoas diretamente convidada, apenas 5 ou 15% delas comparecerão ao seu evento. Logo, se essa faixa não atende os objetivos do seu evento, procure melhorar inicialmente seu networking.

4. Falta de informações pós-evento

Tenha sempre um conjunto de informações para alimentar os participantes do evento e até os que não compareceram, mas demonstraram interesse no seu produto. É muito importante manter esse vínculo após a realização do evento, no intuito de manter seu produto na mente dos seus possíveis clientes. Não esqueça que, o maior campo de batalha do marketing é o desejo e a mente das pessoas. Dominados estes "terrenos" a batalha está no caminho da vitória certa.

Espero que as dicas acima ajudem você na organização dos eventos. Até o próximo post.

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Internet, mídias sociais e eventos

As mídias sociais já são um sucesso em todos os setores, isso não é mais novidade. Toda informação é potencializada quando disponível na internet, e esse potencial (alcance) pode ser utilizado para divulgação de qualquer evento, independente do seu porte. No entanto, o alcance dado pela internet e pelas mídias sociais vem com uma responsabilidade muito grande. Uma campanha voltada para estas plataformas pode trazer resultados excelentes para as empresas, como pode ser o começo do fim, e o limiar entre ambas as situações está no entendimento de que nas mídias sociais estamos falando diretamente com pessoas. 

É verdade que os investimentos em marketing digital aumentam a cada dia, segundo mostram estudos sobre o assunto. O preço reduzido, a visibilidade e mensuração dos resultados das campanhas agradam mais os produtores de eventos do que formas convencionais de marketing, onde os resultados quase sempre são de difícil mensuração e acompanhamento. Além disso, as plataformas digitais trazem uma outra grande vantagem - proximidade ao público-alvo, e com isso os produtores ou organizadores de eventos necessitam estar preparados para responder perguntas, receber e tratar reclamações, interagir com as pessoas que farão do seu evento um sucesso. Quem gosta de eventos necessita estar bem informado. As pessoas querem saber o que está acontecendo de novidade em suas cidades, o que seus amigos estão frequentando, quais os eventos mais interessantes e mais comentados em um determinado período de tempo, onde posso comprar ingressos e outros possíveis produtos relacionados ao evento, interagir com outros interessados no mesmo tipo de eventos, possivelmente criando pequenas comunidades ao redor do evento desejado, e assim por diante. No final das contas, se muitas pessoas estão falando sobre o seu evento, é importante ter canais de divulgação destas informações e estar preparado para retornos (positivos ou negativos) do seu público.

Comportamento dos usuários

Algumas estatísticas e dados sobre o comportamento de usuários nas midias sociais trazem algumas questões interessantes a serem comentadas. Alguns estudos, por exemplo, mostram que existe um padrão no consumo dos links postados nas redes sociais que segue um decaimento exponencial após alcançado o pico de acessos. Esses dados mostram que, em média, um link postado no twitter ou no facebook em, aproximadamente, 3 a 4 horas já tem recebido a maioria dos seus acessos.

Essa informação é muito importante para o planejamento da divulgação do evento nestas redes sociais, e pode definir como os produtores de eventos divulgam informações para o seu público. Plataformas ou mídias sociais específicas para eventos têm mostrado ótimos resultados neste segmento por centralizar as vantagens de cada um dos meios de divulgação digital existentes em uma só ferramenta, minimizando os custos com esse aspecto do evento.

Eis mais algumas informações que podem derrubar alguns conceitos existentes. Propaganda direta em redes sociais não dá resultado e incomoda aproximadamente 80% do público destas redes. A maior parte dos jovens costumam pesquisar em suas redes de contatos opiniões sobre produtos a serem consumidos, indicações, etc., mudando consideravelmente o comportamento de consumo conhecido até então.

Para nosso estudo de caso, eventos apenas divulgados sem maiores informações, ou promotores que não possuem um contato interessante com seu público, possivelmente terá grandes dificuldades em seus formatos de marketing. Mas, se este é  o caso, algumas dicas para amenizar o efeito negativo da propaganda pode ser a utilização de algumas promoções ou formatos mais interativos como jogos, etc., para cativar a atenção do seu usuário.

Organizando eventos de forma profissional - Parte 3

Na segunda parte desta série de artigos tratamos do escopo do evento como sendo uma das principais restrições para organização do evento. O escopo define "O QUÊ?" será feito e estabelece os limites até onde os recursos alocados para o evento serão utilizados.

índice: parte 1, parte 2

Como mais uma das restrições importantes de eventos, por conseguinte de gestão de projetos, falaremos sobre o PRAZO ou tempo.

Assim como outros projetos, a organização de eventos compreende a utilização de esforço para obtenção de um resultado único, original, e que possui temporalidade definida. Uma vez definido o escopo do evento, criada a EAP (Estrutura Analítica do Projeto) do evento, é necessário distribuir ao longo do tempo cada atividade para cumprimento dos objetivos. Para mais informações sobre a EAP, vide artigo anterior. 

Definição e Ferramentas

A gestão do tempo/prazo é o conjunto de práticas utilizadas para garantir que o projeto/evento seja realizado dentro do tempo/prazo planejado. Durante os momentos de planejamento do tempo devemos responder perguntas como: "Qual o momento para que esta atividade seja realizada?", "Quando este recurso estará disponível para realizar essa tarefa?", etc. Eventos que são realizados sem planejamento normalmente possuem custos mais elevados e geram insatisfação nos clientes.

Um dos principais resultados do planejamento do tempo/prazo é a elaboração de um cronograma. Um cronograma possui:

• atividades a serem realizadas para que o projeto aconteça com sucesso;
• duração de cada atividade para que possa ser derivado o prazo total do projeto;
• responsáveis por cada atividade;
• precedências entre atividades.

Para elaboração de um cronograma é necessário o levantamento das atividades. Cada objetivo a ser alcançado e documentado na EAP é então detalhado em tarefas para se alcançarem tais objetivos. De posse dessa lista, é preciso então sequenciar as atividades. Neste momento estamos interessados em definir qual atividade vem primeiro, qual atividade vem em segundo e assim por diante, ou seja, a sequência lógica entre elas. Sequenciadas as atividades, podemos então definir a duração e os responsáveis. A duração pode ser dada em horas, dias ou meses, a depender de cada tarefa a ser realizada. O importante é ter um cronograma em um nível de detalhes suficiente para que as atividades possam ser acompanhadas. Vale, novamente, o equilíbrio. Um cronograma muito genérico, pode não mostrar antecipadamente o que deve ser realizado. Descobrir e ser surpreendido por algumas atividades que não foram planejadas e devem ser executadas em cima da hora não é interessante.

O modelo de cronograma acima apenas ilustra o que seria o resultado a ser alcançado. A partir da EAP criada e mostrada no artigo anterior, iniciamos o detalhamento em um formato de cronograma. Lembre-se que o intuito do cronograma mostrado acima é apenas didático. O cronograma do seu evento tende a ficar razoavelmente grande e você sentirá necessidade em utilizar uma ferramenta para ajudá-lo no controle e acompanhamento das atividades.

Existe um grande número de ferramentas para elaboração de cronogramas. Dentre as atividades destaque desse tipo de ferramenta encontram-se: 

• Cálculo automático das durações das atividades, a partir de suas subpartes;
• Readequação de datas de tarefas futuras a partir da alteração realizada em um ponto do cronograma.;
• Informação sobre o caminho-crítico do projeto. O caminho-crítico é o conjunto de atividades (sequenciais) que não podem sofrer atraso;
• Informações sobre os recursos e quão alocados estão no decorrer do tempo;
• Controle de progresso físico do projeto. Progresso físico é o quanto de atividades já foram concluídas em relação ao total.

Uma opção gratuita que pode ser utilizada é o OpenProj. Se você estiver interessado em uma solução paga e também bastante conhecida do público, você poderá utilizar o MS-Project, que é uma solução Microsoft. Ambas as ferramentas possuem as características comentadas anteriormente.

Conclusão

A gestão do tempo/prazo do evento é muito importante para o seu sucesso. A partir da criação de um cronograma é possível ter visibilidade de quando as tarefas devem ser executadas e por quem, transformando-se em um dos melhores instrumentos para o acompanhamento do progresso do projeto. A partir do detalhamento das atividades no cronograma, é possível obter uma estimativa mais precisa do tempo total do projeto, baseando-se nas somas das durações de cada tarefa e suas sub-tarefas.

Este detalhamento se torna um insumo fundamental para o gerenciamento de custos do evento, tema do nosso próximo artigo. 

Até lá...

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