Na segunda parte desta série de artigos tratamos do escopo do evento como sendo uma das principais restrições para organização do evento. O escopo define "O QUÊ?" será feito e estabelece os limites até onde os recursos alocados para o evento serão utilizados.
índice: parte 1, parte 2
Como mais uma das restrições importantes de eventos, por conseguinte de gestão de projetos, falaremos sobre o PRAZO ou tempo.
Assim como outros projetos, a organização de eventos compreende a utilização de esforço para obtenção de um resultado único, original, e que possui temporalidade definida. Uma vez definido o escopo do evento, criada a EAP (Estrutura Analítica do Projeto) do evento, é necessário distribuir ao longo do tempo cada atividade para cumprimento dos objetivos. Para mais informações sobre a EAP, vide artigo anterior.
Definição e Ferramentas
A gestão do tempo/prazo é o conjunto de práticas utilizadas para garantir que o projeto/evento seja realizado dentro do tempo/prazo planejado. Durante os momentos de planejamento do tempo devemos responder perguntas como: "Qual o momento para que esta atividade seja realizada?", "Quando este recurso estará disponível para realizar essa tarefa?", etc. Eventos que são realizados sem planejamento normalmente possuem custos mais elevados e geram insatisfação nos clientes.
Um dos principais resultados do planejamento do tempo/prazo é a elaboração de um cronograma. Um cronograma possui:
- atividades a serem realizadas para que o projeto aconteça com sucesso;
- duração de cada atividade para que possa ser derivado o prazo total do projeto;
- responsáveis por cada atividade;
- precedências entre atividades.
Para elaboração de um cronograma é necessário o levantamento das atividades. Cada objetivo a ser alcançado e documentado na EAP é então detalhado em tarefas para se alcançarem tais objetivos. De posse dessa lista, é preciso então sequenciar as atividades. Neste momento estamos interessados em definir qual atividade vem primeiro, qual atividade vem em segundo e assim por diante, ou seja, a sequência lógica entre elas. Sequenciadas as atividades, podemos então definir a duração e os responsáveis. A duração pode ser dada em horas, dias ou meses, a depender de cada tarefa a ser realizada. O importante é ter um cronograma em um nível de detalhes suficiente para que as atividades possam ser acompanhadas. Vale, novamente, o equilíbrio. Um cronograma muito genérico, pode não mostrar antecipadamente o que deve ser realizado. Descobrir e ser surpreendido por algumas atividades que não foram planejadas e devem ser executadas em cima da hora não é interessante.
O modelo de cronograma acima apenas ilustra o que seria o resultado a ser alcançado. A partir da EAP criada e mostrada no artigo anterior, iniciamos o detalhamento em um formato de cronograma. Lembre-se que o intuito do cronograma mostrado acima é apenas didático. O cronograma do seu evento tende a ficar razoavelmente grande e você sentirá necessidade em utilizar uma ferramenta para ajudá-lo no controle e acompanhamento das atividades.
Existe um grande número de ferramentas para elaboração de cronogramas. Dentre as atividades destaque desse tipo de ferramenta encontram-se:
- Cálculo automático das durações das atividades, a partir de suas subpartes;
- Readequação de datas de tarefas futuras a partir da alteração realizada em um ponto do cronograma.;
- Informação sobre o caminho-crítico do projeto. O caminho-crítico é o conjunto de atividades (sequenciais) que não podem sofrer atraso;
- Informações sobre os recursos e quão alocados estão no decorrer do tempo;
- Controle de progresso físico do projeto. Progresso físico é o quanto de atividades já foram concluídas em relação ao total.
Uma opção gratuita que pode ser utilizada é o OpenProj. Se você estiver interessado em uma solução paga e também bastante conhecida do público, você poderá utilizar o MS-Project, que é uma solução Microsoft. Ambas as ferramentas possuem as características comentadas anteriormente.
Conclusão
A gestão do tempo/prazo do evento é muito importante para o seu sucesso. A partir da criação de um cronograma é possível ter visibilidade de quando as tarefas devem ser executadas e por quem, transformando-se em um dos melhores instrumentos para o acompanhamento do progresso do projeto. A partir do detalhamento das atividades no cronograma, é possível obter uma estimativa mais precisa do tempo total do projeto, baseando-se nas somas das durações de cada tarefa e suas sub-tarefas.
Este detalhamento se torna um insumo fundamental para o gerenciamento de custos do evento, tema do nosso próximo artigo.
Até lá...
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